В соответствии с законом о бухгалтерском учете, документация принятых правил бухгалтерского учета, финансовая отчетность, годовой отчет и отчет о деятельности подразделения после утверждения финансового отчета за данный период сохраняется в оригинальном виде. Документацию следует хранить в установленном порядке, приспособленным для ведения бухгалтерского учета путем разделения на периоды отчетности, что позволит их легко найти. Следует помнить, что ежегодный сбор бухгалтерских документов и документов инвентаризации должен быть обозначен названием их типа и символом последних лет и окончательными номерами в сборе.
Бухгалтерские документы могут быть переданы на компьютерные носители данных, которые позволяют держать в постоянной и неизменной форме их содержание. Это не касается документов о передаче прав собственности на недвижимое имущество, возложения ответственности за активы, значительных контрактов и других важных документов. Условием применения метода хранения данных на информационных носителях данных является наличие устройств, позволяющих восстановить доказательств в виде печати, за исключением случаев, когда законодательством предусмотрено иное. Печать является доказательством, эквивалентной с бухгалтерским документом, если его содержание было перенесено на информационный носитель данных.
Стоит отметить, что руководитель подразделения должен уведомить компетентный налоговый орган о месте ведения бухгалтерских книг в течение 15 дней с момента их выдачи в случае, если бухгалтерские книги хранятся вне головного офиса или места управления. Существует обязанность обеспечения наличия бухгалтерских книг, вместе с доказательствами, бухгалтерского учета органам внешнего контроля или надзора в месте нахождения подразделения или в месте управления или в другом месте с согласия инспекционного органа.
Сроки хранения документов определены в ст. 74 закона о бухгалтерском учете. Сроки хранения исчисляются с начала года, следующего после финансового года, для которого данные сборы предназначены.
Пятилетний срок для хранения документации применяется для бухгалтерских книг; инвентаризационных документов; документации принятого способа ведения бухгалтерского учета и других бухгалтерских документов и отчетов, обязанность составления которых следует из закона. Карты заработной платы сотрудников или их эквиваленты должны храниться в течение периода необходимого доступа к этой информации, вытекающей из пенсионного и налогового законодательства, однако не менее 5 лет. Бухгалтерские данные о доходах от розничной торговли должны храниться до дня утверждения финансового отчета за определенный финансовый год, но не менее, чем до дня расчёта с лицами, которым доверены активы, охваченные розничной торговлей. В случае доказательства бухгалтерского учета в отношении основных средств в строительстве, кредитов, займов и торговых договоров, претензий, затребованных в порядке гражданского судопроизводства или, охватываемых уголовным или налоговым разбирательством, в течение 5 лет с начала года, следующего после финансового год, в котором операции, сделки и действия были в конечном счете завершены, погашены или устарели. Документы, касающиеся гарантии и рекламации, должны храниться в течение 1 года по истечении срока гарантии или после жалобы.